8 نصائح لتنظيم الأعمال الورقية الخاصة بك

عند وضع نظام تنظيم ، فإن كل الأوراق في حياتك تتطلب التفكير والتخطيط. والاستفادة منها يتطلب وقتًا وجهدًا. على المدى القصير ، فإن ترك الأوراق تتراكم أسهل كثيرًا. لكن على المدى الطويل ، يمكن أن يتحول القيام بذلك إلى صداع كبير.

الائتمان: © iStockphoto.com / Delpixart

يمكن أن يؤدي استغراق الوقت والجهد لتطوير طريقة منهجية لتنظيم أوراقك إلى تقليل التوتر والإزعاج في حياتك. جرب ما يلي أثناء إنشاء نظام الملفات الخاص بك:

• ابدأ بسيطًا: ابتكر نظام حفظ ملفات سهل الاستخدام نسبيًا. لا تريد أن يكون نظام الملفات لديك أكثر إرهاقًا من الضغط الذي من المفترض أن يخففه.

• كن ملونًا: لا يمكن للملفات ذات الألوان المختلفة ، أو علامات التبويب والملصقات ذات الألوان المختلفة فقط تحويل نظام الملفات إلى عمل فني ، ولكن أيضًا تسهل العثور على مواضيع واهتمامات مختلفة.

• لا تبخل عند شراء خزانة ملفات: استثمر في خزانة ذات نوعية جيدة. تميل خزائن الملفات سيئة الصنع إلى الانهيار في الأزمة. عندما تصبح ملفاتك أكبر وأثقل ، يمكن أن يؤدي وزنها إلى إجهاد خزانة الملفات الرخيصة ويجعل من الصعب على الأدراج فتحها بسلاسة - أو فتحها على الإطلاق ، في هذا الشأن. وحاول العثور على خزانة لا تجعل غرفتك تبدو مثل مكتب تعديل المطالبات. العديد من خزائن المكاتب التقليدية كبيرة وبصراحة غير جذابة إلى حد ما.

• احتفظ بالأوراق المهمة في مكان تعرف أنها آمنة: احتفظ بمستنداتك في مكان آمن ، ولكن تأكد من أنه يمكنك الحصول عليها بسهولة عندما تحتاج إليها. تتبع ما يلي

  • معلومات السيارة

  • أرقام الحسابات المصرفية

  • شهادات الميلاد

  • أرقام بطاقات الائتمان

  • الأفعال

  • إيصالات مهمة

  • تعليمات

  • سياسات التأمين

  • اتفاقيات القروض

  • وثيقة زواج

  • سجلات طبية

  • اتفاقيات الرهن العقاري

  • جوازات السفر

  • أرقام PIN

  • محاضر المدرسة

  • عقود الخدمة

  • الإقرارات الضريبية (آخر 5 سنوات)

  • الضمانات

  • الوصايا

  بعض هذه الفئات تضمن ملف منفصل خاص بها. يمكن الجمع بين بعضها ، مثل أرقامك المهمة. بالنسبة إلى المستندات الأكثر أهمية ، قد ترغب في الاحتفاظ بالنسخ الأصلية في خزنة أو في صندوق ودائع آمن ، والاحتفاظ بالنسخ المتاحة في ملفاتك.

• تجنب مورافيا السفلى: الخطأ الأكثر شيوعًا الذي يرتكبه الأشخاص عند إنشاء نظام حفظ الملفات هو الخروج بفئات محددة للغاية. على سبيل المثال ، لن يتناسب ملف بعنوان "مقالات عن السفر حول مورافيا السفلى" جيدًا في نظامك إلا إذا كنت تخطط بالتأكيد للذهاب إلى هناك أو كنت تكتب أطروحة الماجستير الخاصة بك حول هذا الموضوع. إذا واصلت في هذا السياق ، فسوف يتم تجاوز مجلدات الملفات في أي وقت من الأوقات ، وستقضي وقتًا طويلاً في العثور على أي شيء - إذا كنت تريد ذلك في أي وقت. ابدأ بفئات أقل وأوسع.

• لا تضع أبدًا جميع أوراقك في سلة واحدة: يقترح النهج الذي وصفته الخبيرة التنظيمية ستيفاني كولب أن لديك أربع سلال لورقك (بالإضافة إلى سلة المهملات للغاية):

  • أ سلة المهام: النوع الشفّاف السلكي يعمل بشكل أفضل.

  • سلة للدفع: مرة أخرى ، السلك يعمل بشكل أفضل هنا.

  • أ لسلة الملفات: استخدم سلة خوص أكبر.

  • أ لقراءة السلة: جرب سلة خوص أكبر بمقابض.

  يوصي Culp بتكديس سلة المهام الخاصة بك فوق سلة "To Pay" الخاصة بك على مكتبك. احتفظ بسلة الملفات تحت مكتبك ، بعيدًا عن احتياجاتك الورقية الأكثر إلحاحًا. يمكنك الاحتفاظ بسلة القراءة في جزء مختلف من منزلك - مثل غرفة نومك أو مكتبك - حتى تتمكن من متابعة قراءتك كلما سنحت لك الفرصة.

• اجعل التسجيل عادة: حدد وقتًا خلال الأسبوع لإفراغ سلة To File الخاصة بك وقم بإيداع الأوراق المطلوبة بعيدًا. هذه المهمة لا ينبغي أن تستغرق وقتًا طويلاً - يجب أن تؤديها 15 أو 20 دقيقة.

• ضبط لاحقًا: في وقت لاحق ، ألق نظرة على ما يوجد في ملفاتك. عادة ، تجد أن الملف إما غير مستخدم بشكل كافٍ أو منتفخ. إذا وجدت أن لديك شيئًا واحدًا أو شيئين فقط في مجلد ملف ، فابحث عن أو أنشئ ملفًا أوسع نطاقًا. بدلاً من ذلك ، إذا وجدت أن أحد المجلدات يفيض بالمساهمات ، فأنشئ فئات فرعية ، إما حسب الموضوع أو حسب التواريخ.